Le Secrétariat des instances voit à la préparation, à la tenue et au suivi des réunions officielles des instances suivantes de l’UQAM : Conseil d’administration, Comité exécutif, Commission des études, Sous-commission des ressources, Comité de la vie étudiante, Comité des services aux collectivités et autres comités institutionnels. Il coordonne le processus de nomination des membres aux instances ainsi que le processus de nomination aux postes de directions académiques. Il collabore au processus de nomination des cadres supérieurs. Il s’occupe également du système OMNIVOX de gestion des scrutins.
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