Guide de rédaction des procès-verbaux

Vous participez à une réunion et l’on demande si quelqu’un se porte volontaire pour rédiger le procès-verbal. La majorité des personnes présentes plongent le nez dans leurs documents ou se précipitent vers la cafetière… En effet, la rédaction d’un procès-verbal est souvent perçue comme une corvée ! Il s’agit pourtant d’un travail d’écriture intéressant à réaliser, si l’on en connaît bien les principes directeurs.

Les méthodes de travail pour préparer des dossiers de réunions et rédiger des procès-verbaux sont couramment utilisées par le personnel du Secrétariat des instances. Tout en étant adaptées aux pratiques des assemblées délibérantes de l’UQAM et aux règles de conservation des documents du Service des archives et de gestion des documents, ces méthodes sont applicables à tous les types deréunions tenues à l’Université.

Ces méthodes ont été définies au fil des ans pour répondre aux exigences d’un cadre de travail complexe au plan administratif; il va de soi qu’elles ne vous sembleront pas toutes pertinentes à adopter telles que présentées. Cependant, certaines règles de base sont incontournables pour assurer la validité des travaux d’une assemblée, en particulier le respect du quorum, les normes de présentation des résolutions et la signature des procès-verbaux.

Ce guide comprend également des observations et des conseils découlant de l’expérience de travail spécifique du personnel du Secrétariat des instances.

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